adwant, единственное думаю, что лучше заполнить заявку на участие заранее (как форму подготовим и вывесим) и прислать ее, а уже взнос оплатить на месте в случае положительного решения по участию
M@N, да вроде всегда так писали про место встречи и всегда другие регионы находили нормально и принимали участие